Skip to main content

Usein kysytyt kysymykset

Miten Digisihteerien palvelu toimii?

Digisihteerit toimivat yrityksesi sihteerinä, ulkoistettuna palveluna. Hoidamme työtehtävät täysin etänä, joten yrityksesi voi sijaita missä päin Suomea tahansa.

Autamme arjen juoksevissa tehtävissä, joita ei ehditä hoitaa tai ne vievät liikaa aikaa muilta työntekijöiltä, joiden olisi järkevämpää käyttää aikansa muihin tehtäviin. Integroidumme osaksi tiimiänne, mutta ulkoistettuna palveluna. 

Voitte antaa meille tehtäviä ja ohjeita sähköpostien, viestien ja puheluiden sekä verkkotapaamisten välityksellä. Voimme käyttää erilaisia viestintävälineitä, järjestelmiä ja työkaluja tehokkaaseen yhteistyöhön teidän yrityksen prosessien mukaan. Omaamme laajan digitaalisen järjestelmäosaamisen.

Mitä tehtäviä voin ulkoistaa Digisihteerille?

Voit ulkoistaa erilaisia hallinnollisia tehtäviä tai juoksevia asioita, kuten myyntilaskujen koostamisen, ostolaskujen käsittelyn, avustavat HR-tehtävät, tuntikorttien tarkistukset ja palkka-aineistojen koostamisen, kalenterin hallinnan, asiakaspalvelun, tiedostojen hallinnan, oikolukemisen, raporttien koostamisen, kilpailuttamisen, sosiaalisen median päivitykset sekä myynnin ja markkinoinnin tukitoimintoja ja monia monia muita tehtäviä. 

Mitä lisäarvoa Digisihteerit tuottavat yritykselleni ja miten he auttavat minua?

Digisihteerit palvelun käyttäminen säästää aikaasi, jonka voit käyttää joko itselle henkilökohtaisesti tärkeisiin asioihin tai liiketoiminnallisesti tärkeämpiin työtehtäviin, jotka vievät ydinliiketoimintaasi eteenpäin. Digisihteerit palvelun käyttäminen säästää myös rahaa, joka kuluisi oman sihteerin palkkaukseen, sitouttamiseen, koulutukseen, työvälineisiin ja työpisteeseen. Saat myös mielenrauhaa ja hyvinvointia arkeesi, kun tekemättömät työt eivät enää valvota öisin tai vie kallisarvoista aikaasi illoistasi ja viikonlopuistasi.

Parannamme myös yritystoimintanne tehokkuutta ja riskienhallintaa. Ulkoistettu sihteeripalvelu mahdollistaa joustavan tavan saada tehokas ja ammattitaitoinen sihteeri yrityksesi arjen avuksi, ilman palkkaamiseen kohdustuvia riskejä. Vältyt myös siltä riskiltä, että kaikki hallinnollinen tieto on vain yhden henkilön takana, kun tukenasi on kokonainen Digisihteerit -tiimi. Mikä parasta, kun perehdytät meidät kerran liiketoimintaasi, me huolehdimme jatkossa uusien sihteerien / assistenttien perehdytyksestä.

Saat meiltä varmasti ammattitaitoista palvelua  ja voimme auttaa yritystäsi monella osa-alueella. Vapautamme aikaasi, jotta voit keskittyä ydinliiketoimintaasi! 

Kuinka nopeasti voitte aloittaa ja kuinka kauan aikaa menee perehdyttämiseen?

Aloitusaika riippuu yhteistyön ja projektin laajuudesta, mutta pyrimme aloittamaan aina mahdollisimman nopeasti. Mikäli Digisihteereillä on kalenterissa tilaa asiakkuuden aloittamiselle heti, pääsemme aloittamaan yhteistyön jopa seuraavana arkipäivänä. Yhteistyö aloitetaan ensimmäisen laskun maksamisen jälkeen.

Perehdytysaika riippuu tehtävien laajuudesta, mutta yleensä alussa on hyvä varata 3-4h etäperehdytyksiin. Tämän jälkeen Digisihteeri voi olla yhteydessä kysymyksien noustessa.

Kuinka paljon ulkoistaminen vie minulta aikaa?

Lähtökohtana on, että perehdytyksen jälkeen alamme hoitamaan tehtäviä täysin itsenäisesti mahdollisimman nopeasti. Digisihteerit ovat yhteydessä ongelmien/kysymyksien noustessa sovitulla viestintätavalla ja voit olla yhteydessä oman nimettyyn Digisihteeriin itse tarpeen mukaan.

Ulkoistettu palvelu vähentää huomattavasti päivittäistä kuormitustasi ja vapauttaa aikaa muihin tehtäviin. 

 

Mikä on Digisihteereiden hinnoittelumalli?

Assistentti- ja asiantuntijapalvelumme ovat kuukausiveloitteisia ja meidät voit saada tueksesi myös projektiveloitteisesti. Teille sopivin palvelupaketti riippuu tarpeistanne, tehtäväkokonaisuuksien laajuudesta ja lukumääristä sekä antamastanne ajankäytön arviosta.

Ota meihin yhteyttä ja mietimme yhdessä parhaan paketin teidän tarpeeseen.

Jos tarve on satunnainen, olemme käytettävissänne myös tuntiveloitteisesti, mutta sopimuksessa on aina minimi tuntimäärä kuukaudelle. 

Miten laskutus toimii?

Laskutamme palveluistamme kuukausittain. Laskutus perustuu palvelupakettiin. Palvelupaketit laskutetaan kuukauden alussa ja maksimituntimäärän ylittäneet tunnit täsmätään ja laskutetaan kvartaaleittain.

Uusien palvelukokonaisuuksien testauksessa ja pilotoinnissa noudatamme tavallisesti vähintään kolmen kuukauden pilottiaikaa, jonka laskutus tulee kertamaksuna ennen pilotin aloitusta.

EIkö palkkaaminen tai freelancerin hankkiminen olisi edullisempi vaihtoehto. Miksi valitsisin Digisihteerit?

Digisihteerit tarjoavat luotettavan, ammattitaitoisen tiimin monipuolisella osaamisella yhden henkilön sijaan. Saat käyttöösi useiden asiantuntijoiden osaamisen, joustavuutta työaikojen ja -tehtävien suhteen sekä varmuuden siitä, että tehtävät hoituvat aina myös sairastapauksissa tai lomien aikana.

Yhteistyötä voidaan tehdä monella osa-alueella laskutuksesta markkinointiin, koska voimme hyödyntää koko tiimin osaamista tarvittaessa. Me huolehdimme Digisihteereille työvälineet ja tarvittavan kouluttamisen sekä muut henkilöstöasiat, jotka sihteeriä palkatessa tulisivat sinun yrityksesi hoidettavaksi.

Ulkoistaminen on riskitön vaihtoehto ja voit myös tarvittaessa irtisanoa sopimuksen helposti, kun tilanne näyttää siltä.

Kuinka pitkä irtisanomisaika sopimuksessa on?

Kaikissa kuukausisopimuksissamme on kahden (2) kuukauden irtisanomisaika.

Jos kyseessä on projekti, projektia ei voi irtisanoa sopimuksen aikana.

Voiko Digisihteeri työskennellä toimipisteessäni?

Digisihteerit toimivat täysin etänä, ja tapaamiset ovat usein virtuaalisia. Voimme tästä huolimatta järjestää tapaamisia tarvittaessa mikäli tämä on yrityksenne sijaintinne puolesta mahdollista.

Miten salassapito pysyy ulkoistamisessa?

Tietosuoja ja salassapito ovat ensisijaisia yhteistyössä. Digisihteerit noudattavat tiukkaa salassapitovelvollisuutta ja allekirjoitamme aina salassapitosopimuksen sekä käsittelemme tietoja GDPR -säännösten mukaisin menetelmin ja täysin luottamuksellisesti.

Huolehdimme Digisihteerien puolesta myös tietoturvan toteutumisesta laitteissamme.

Onko minun huolehdittava työkaluista ja ohjelmistoista Digisihteerin käyttöön?

Digishteerit huolehtivat, että työkalut ovat toimivat ja tietoturvalliset. Käytämme usein asiakkaiden omia ohjelmistoja, mutta Digisihteerit voivat käyttää myös joitain omia ohjelmistojaan asiakkaiden pyynnöstä.

Keille Digisihteerit palvelu soveltuu?

  1. Digisihteerit palvelu soveltuu parhaiten yrityksille, joilla on ajankäytön haasteita.
  2. Digisihteerit palvelu soveltuu parhaiten yrityksille, jotka hakevat tehokkuutta ja säännöllisyyttä hallinnollisiin tehtäviin.
  3. Digisihteerit palvelu soveltuu parhaiten yrityksille, jotka tarvitsevat osa-aikaista sihteeriä ja oman sihteerin palkkaukseen kohdistuvat riskit mietityttävät.
  4. Digisihteerit palvelu soveltuu parhaiten kasvuhakuisille ja -haluisille yrityksille tai yrityksille, jossa työtehtävien jakautumista järjestellään järkevämmäksi.
  5. Digisihteerit palvelu soveltuu parhaiten yrityksille, jotka tarvitsevat kokonaisvaltaista tukea ja moniosaajia toimistotyön tueksi.

 

Yksinyrittäjille ja mikroyrityksille, joiden liiketoiminnan kasvu luo tarpeita hallinnollisille tai myynnin ja markkinoinnin tukitoimille.

Pk-yrityksille johdon assistentiksi, hallinnolliseksi tueksi tai tueksi tietylle tiimille (myynti, markkinointi, HR).

Suuremmille yrityksille, jotka tarvitsevat tukea tiettyyn kokonaisuuteen tai osa-alueeseen. Tueksi johtoryhmälle tai tietyille tiimeille / osastoille.

”Mutkattomasti Meetissä, täsmällisesti Teamsissä tai vikkelästi viestitellen”

Nordic Digital Creations Oy

Päämajantie 9
62375 Ylihärmä
050 3680873