Skip to main content

Tehokkuutta etätyöhön

Useat toimialat ovat saaneet sopeutua uuteen arkeen, jossa etätyöskentely on otettu uudeksi tavaksi toimia. Yritysten johto keskustelee sujuvasti nykyään Microsoft Teamsin tai Google Meetin välityksellä, ja hallitusammattilaiset ovat tottuneet osallistumaan tärkeisiinkin kokouksiin kotoa käsin etäyhteydellä. Myös erilaiset digiyritykset, joissa perusperiaatteena on paikkariippumattomuus, ovat viime aikoina nostaneet päitään lisääntyvissä määrin. Se, että toimitaan etänä, ei tarkoita kuitenkaan sitä, että täytyisi työskennellä yksin. Etätyö on kyllä itseohjautuvaa ja itsenäistä ja vaatii toimiakseen usein enemmän ponnisteluja vuorovaikutukseen kuin fyysisesti toimitiloissa työskentely. Vuorovaikutusta ylläpidetään erilaisin viestimin, joilla onnistuu vakava-aiheisenkin strategian hiominen viimeisimmilleen esimerkiksi järjestämällä digikokous tai etäpalaveri.

Miten sitten onnistunut etäkokous järjestetään?

Ensin täytyy tietenkin hioa kokouksen agenda ja miettiä siihen kutsuttavat osallistujat. Osallistujille lähetetään kutsujen lisäksi kokousjärjestys sekä mahdolliset käsiteltävät ennakkokysymykset. Tähän on hyvä varata aikaa muutamasta päivästä jopa kuukausiin, riippuen siitä millainen etäkokous tai digipalaveri on kyseessä ja halutaanko osallistujilta vastaanottaa jotakin tietoa tai osallistumiskuittauksia ennen kokousta. Spontaaniin tiimin kuulumisten kyselyyn riittää luonnollisesti lyhempikin aika kuin pörssiyhtiön hallituskokouksen valmisteluun.

Valitettavan usein kokous menee puheenjohtajan yksinpuheluksi, jolloin kokouksen muut osallistujat jäävät passiiviseen kuuntelijan rooliin.”

Toiseksi täytyy miettiä itse palaverin kulku. Alussa tavallisesti käydään läpi kokousjärjestys sekä sovitaan kokouksen aikana tapahtuva tauotus ja miten hoidetaan kokouksen aikana ilmenneet kysymykset tai huomiot liittyvään aiheeseen. Haasteellisinta etäkokouksen järjestämisessä lienee ajankäytön suunnittelu sekä kokouksen osallistujien aktivoiminen. Valitettavan usein kokous menee puheenjohtajan yksinpuheluksi, jolloin kokouksen muut osallistujat jäävät passiiviseen kuuntelijan rooliin. Osallistujien aktivointia ja avointa vuorovaikutusta voidaan lisätä erilaisin kyselyin ja äänestyksin, joita voidaan käyttää tehosteena avaamaan aitoa keskustelua. Chat osio on myös oivallinen tapa aktivoida osallistujia kesken kokouksen. Usein kysymyksille ja keskustelulle jätetään aikaa palaverin loppupuoliskolle, jolloin käydään läpi myös saapuneet ennakkokysymykset ja niiden vastaukset. 

Kolmanneksi suunnitellaan kokouksen päätös ja jatkotoimenpiteet. Kokouksen lopuksi voidaan lähettää materiaalit osallistujille tai vaikkapa kokouksen pöytäkirja hyväksyttäväksi sähköisen allekirjoituspalvelun kautta. Älä unohda pyytää myös palautetta kokouksen kulusta ja aiheista, jotta seuraavat etäkokoukset luonnistuvat entistäkin tehokkaammin.

 

 

 

Muistilista tehokkaaseen digikokoukseen:

Ennen kokousta

      • Mieti ja valmistele agenda
      • Valmistele kutsut ja ennakkokysymykset
      • Muista osallistumiskuittaukset

Kokouksen aikana

      • Valitkaa puheenjohtaja ja sihteeri
      • Sopikaa puheenvuoroista ja mahdollisista tauoista
      • Sopikaa kameran ja mikrofonin käyttö
      • Osallista äänestysten ja kysymysten avulla
      • Muista myös chat- osio
      • Jätä aikaa vapaalle keskustelulle loppuun
      • Sopikaa jatkosta

Kokouksen jälkeen

      • Lähetä materiaalit osallistuneille
      • Lähetä kokouksen pöytäkirjat sähköisesti allekirjoitettavaksi
      • Pyydä palautetta kokouksesta

Nämä stepit auttavat sinua varmasti järjestämään tehokkaan ja paikkariippumattoman etäkokouksen vaikkapa omalta kotisohvalta tai Espanjan aurinkorannikolta käsin. Mikäli et halua järjestää digikokousta itse, voit ottaa avuksesi digisihteerin. Digisihteerit huolehtivat kutsujen lähetyksistä sekä kokouksen järjestämisestä ja houstauksesta aktivoiden osallistujia erilaisin äänestyksin. Kokouksen jälkeen lähtevät materiaalit osallistujille sekä pöytäkirjat sähköiseen allekirjoitukseen. Sinä voit keskittyä puheenjohtajan rooliin. Ps. Digisihteerit auttavat myös esitysmateriaalien esivalmistelussa.

Jenni Kähkönen

Digisihteerit

Näin järjestyy tehokas etäkokous Digisihteerit blogi

Kiinnostuitko tai jäikö lukuhetken
jälkeen kysyttävää?

Ota yhteyttä

”Mutkattomasti Meetissä, täsmällisesti Teamsissä tai vikkelästi viestitellen”

Nordic Digital Creations Oy

Seuralantie 5, hallintola 2.krs 210
60220 Seinäjoki
050 3680873